Privacy

Privacyverklaring Montelbaan

Inhoud: ga direct naar een onderdeel

1.Algemeen

Montelbaan (hierna: “wij” of “Montelbaan”) verwerkt persoonsgegevens in het kader van haar dienstverlening, bedrijfsvoering en websitegebruik. Wij hechten grote waarde aan een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens en verwerken deze in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Montelbaan treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.

Bij de verwerking van persoonsgegevens hanteren wij de volgende uitgangspunten:

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor duidelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden
Wij beperken de verwerking tot noodzakelijke gegevens (dataminimalisatie)
Wij vragen toestemming waar dit wettelijk vereist is
Wij treffen passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen
Wij respecteren uw rechten als betrokkene

2.Welke persoonsgegevens wij verwerken

Wij verwerken persoonsgegevens die u zelf aan ons verstrekt, bijvoorbeeld via:

gebruik van onze diensten
contactformulieren
correspondentie (e-mail, telefoon)
samenwerking als professional of partner

Het kan gaan om de volgende categorieën gegevens:

Identificatie- en contactgegevens

Naam, adres, woonplaats (NAW)
E-mailadres
Telefoonnummer (incl. WhatsApp en Signal)

Zakelijke en administratieve gegevens

Bedrijfsnaam en -gegevens
KvK-nummer
BTW-nummer
Factuuradres en facturen

Financiële gegevens

IBAN-nummer
Betaalgegevens

Overige gegevens

Geslacht (indien relevant)
Social media accounts
Inhoud van communicatie en correspondentie

3.Doeleinden en grondslagen van verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

a. Uitvoering van overeenkomsten

leveren van diensten
communicatie over opdrachten
administratie en facturatie

Grondslag: uitvoering van overeenkomst

b. Wettelijke verplichtingen

fiscale administratie
compliance met wet- en regelgeving

Grondslag: wettelijke verplichting

c. Communicatie en relatiebeheer

beantwoorden van vragen
onderhouden van contact

Grondslag: gerechtvaardigd belang

d. Marketing en informatievoorziening

versturen van nieuwsbrieven
informeren over diensten

Grondslag: toestemming of gerechtvaardigd belang

e. Website-analyse en optimalisatie

verbeteren van websitegebruik

Grondslag: gerechtvaardigd belang / toestemming (cookies)

4.Contact en communicatie

Wij kunnen contact met u opnemen via:

e-mail
telefoon
SMS, WhatsApp of Signal
Whisper-transcripties van overleg, die wij gebruiken met medeweten van de gesprekspartner
De HR-mail wordt beheerd door de HR-officer

Indien u een contactformulier invult, verwerken wij de door u verstrekte gegevens uitsluitend voor de afhandeling van uw verzoek.

5.Nieuwsbrief

Indien u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief:

gebruiken wij uw e-mailadres uitsluitend voor dit doel
kunt u zich op ieder moment afmelden via de afmeldlink

Grondslag: expliciete toestemming

6.Delen van persoonsgegevens (verwerkers)

Montelbaan deelt persoonsgegevens met derden indien dit noodzakelijk is voor:

uitvoering van de overeenkomst
wettelijke verplichtingen
gerechtvaardigde bedrijfsvoering

Met partijen die in onze opdracht gegevens verwerken sluiten wij een verwerkersovereenkomstom:

vertrouwelijkheid te waarborgen
beveiligingsniveau te garanderen

Montelbaan blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

7.Cookies en websitegebruik

Onze website maakt gebruik van cookies voor:

functionele werking
analyse (bijv. Google Analytics)
marketing en social media

Voor niet-noodzakelijke cookies vragen wij vooraf toestemming.

Google Analytics

Wij gebruiken Google Analytics met de volgende waarborgen:

IP-adressen worden geanonimiseerd
gegevens worden niet gedeeld voor andere Google-diensten

8.Beveiliging

Wij treffen passende beveiligingsmaatregelen, waaronder:

toegangsbeveiliging met gebruikersnaam en wachtwoord
versleutelde opslag en overdracht (SSL/HTTPS)
afgeschermde systemen
fysieke beveiliging van systemen
Wij gebruiken AI bij de verwerking van gegevens, in een gecontroleerde omgeving die door Montelbaan wordt beheerd

9.Bewaartermijnen

Rad van bewaartermijnen

§9 Bewaartermijnen · draft

Draai het rad of kies een proces. De buitenring wijst naar de bron, de binnenring toont het bedrijfsproces. Indeling = draft, nog te bevestigen door Mirjam.

Processen uit §9 met termijn en bron
Proces	Bedrijfsproces (draft)	Bewaartermijn (§9)	Soort	Bron	Hoofdstuk
Salarisadministratie en fiscaal relevante arbeidsafspraken	HR	Minimaal 7 jaar, gerekend volgens de toepasselijke fiscale regels.	wettelijk	AP: personeelsdossier	§9
Kopie identiteitsbewijs en loonheffingsformulieren van werknemers	HR	Gedurende het dienstverband en vervolgens 5 volle kalenderjaren na het kalenderjaar waarin het dienstverband eindigt.	wettelijk	AP: identiteitsbewijs bij werk AP: personeelsdossier	§9
Overige personeelsgegevens, zoals functionerings- en beoordelingsverslagen	HR	Maximaal 2 jaar na beëindiging van het dienstverband, tenzij de gegevens eerder niet meer nodig zijn of langer bewaren aantoonbaar noodzakelijk is voor een geschil.	richtlijn AP	AP: personeelsdossier	§9
Sollicitatiegegevens van afgewezen kandidaten	HR	Uiterlijk 4 weken na beëindiging van de sollicitatieprocedure verwijderen. Met toestemming van de sollicitant bewaren wij deze maximaal 1 jaar na beëindiging van de procedure voor eventuele toekomstige vacatures.	richtlijn AP	AP: persoonsgegevens van sollicitanten	§9
Financiële administratie, waaronder facturen, betaalgegevens en fiscaal relevante klant- en leveranciersgegevens	Administratie	Minimaal 7 jaar, volgens de wettelijke fiscale bewaarplicht. De termijn begint wanneer de gegevens hun actuele waarde voor de administratie verliezen.	wettelijk	Belastingdienst: administratie bewaren	§9
Administratie over onroerende zaken, voor zover de wettelijke btw-bewaarplicht daarop van toepassing is	Administratie	10 jaar, overeenkomstig de toepasselijke fiscale regels.	wettelijk	Belastingdienst: administratie bewaren	§9
Contactgegevens voor klant- en leveranciersrelaties	Administratie	Gedurende de samenwerking en maximaal 2 jaar na beëindiging, voor zover noodzakelijk voor nazorg. Voor financiële stukken gelden de wettelijke bewaartermijnen.	voorstel	geen bron genoemd (voorstel)	§9
Contactformulieren en algemene informatievragen	Dienstverlening	Maximaal 6 maanden na afhandeling, en korter wanneer de gegevens niet meer nodig zijn. Bij een daaruit voortvloeiende opdracht gelden de termijnen voor de betreffende verwerking.	voorstel	geen bron genoemd (voorstel)	§9
Offertes die niet tot een opdracht leiden	Dienstverlening	Maximaal 1 jaar na afwijzing of het laatste inhoudelijke contact, tenzij stukken onder een wettelijke bewaarplicht vallen.	voorstel	geen bron genoemd (voorstel)	§9
Nieuwsbriefinschrijvingen	Dienstverlening	Zolang de inschrijving geldig is en de gegevens nodig zijn voor het verzenden van de nieuwsbrief. Na afmelding stoppen wij de verzending.	voorstel	geen bron genoemd (voorstel)	§9
Gewone technische loggegevens met persoonsgegevens	R&D · Productontwikkeling	Maximaal 30 dagen.	voorstel	geen bron genoemd (voorstel)	§9
Beveiligingslogs met persoonsgegevens	R&D · Productontwikkeling	Maximaal 90 dagen, tenzij specifieke gegevens langer noodzakelijk zijn voor onderzoek en afhandeling van een beveiligingsincident.	voorstel	geen bron genoemd (voorstel)	§9

Montelbaan bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor wij deze verwerken. Daarbij houden wij rekening met wettelijke bewaarplichten, de uitvoering van overeenkomsten en de noodzaak om onze rechten te beschermen.

Wij hanteren de volgende bewaartermijnen, voor zover de betreffende verwerking bij Montelbaan plaatsvindt:

Gegevens en bedrijfsproces	Bewaartermijn
Financiële administratie, waaronder facturen, betaalgegevens en fiscaal relevante klant- en leveranciersgegevens	Minimaal 7 jaar, volgens de wettelijke fiscale bewaarplicht. De termijn begint wanneer de gegevens hun actuele waarde voor de administratie verliezen.
Administratie over onroerende zaken, voor zover de wettelijke btw-bewaarplicht daarop van toepassing is	10 jaar, overeenkomstig de toepasselijke fiscale regels.
Salarisadministratie en fiscaal relevante arbeidsafspraken	Minimaal 7 jaar, gerekend volgens de toepasselijke fiscale regels.
Kopie identiteitsbewijs en loonheffingsformulieren van werknemers	Gedurende het dienstverband en vervolgens 5 volle kalenderjaren na het kalenderjaar waarin het dienstverband eindigt.
Overige personeelsgegevens, zoals functionerings- en beoordelingsverslagen	Maximaal 2 jaar na beëindiging van het dienstverband, tenzij de gegevens eerder niet meer nodig zijn of langer bewaren aantoonbaar noodzakelijk is voor een geschil.
Sollicitatiegegevens van afgewezen kandidaten	Uiterlijk 4 weken na beëindiging van de sollicitatieprocedure verwijderen. Met toestemming van de sollicitant bewaren wij deze maximaal 1 jaar na beëindiging van de procedure voor eventuele toekomstige vacatures.
Contactformulieren en algemene informatievragen	Maximaal 6 maanden na afhandeling, en korter wanneer de gegevens niet meer nodig zijn. Bij een daaruit voortvloeiende opdracht gelden de termijnen voor de betreffende verwerking.
Offertes die niet tot een opdracht leiden	Maximaal 1 jaar na afwijzing of het laatste inhoudelijke contact, tenzij stukken onder een wettelijke bewaarplicht vallen.
Contactgegevens voor klant- en leveranciersrelaties	Gedurende de samenwerking en maximaal 2 jaar na beëindiging, voor zover noodzakelijk voor nazorg. Voor financiële stukken gelden de wettelijke bewaartermijnen.
Nieuwsbriefinschrijvingen	Zolang de inschrijving geldig is en de gegevens nodig zijn voor het verzenden van de nieuwsbrief. Na afmelding stoppen wij de verzending.
Gewone technische loggegevens met persoonsgegevens	Maximaal 30 dagen.
Beveiligingslogs met persoonsgegevens	Maximaal 90 dagen, tenzij specifieke gegevens langer noodzakelijk zijn voor onderzoek en afhandeling van een beveiligingsincident.

Persoonsgegevens binnen opdrachten

Wanneer Montelbaan persoonsgegevens verwerkt namens een opdrachtgever, volgen wij diens rechtmatige instructies en de afspraken in de verwerkersovereenkomst. Na afloop van de verwerkingsdiensten geven wij deze gegevens naar keuze van de opdrachtgever terug of verwijderen wij ze, inclusief bestaande kopieën, tenzij een wettelijke verplichting verdere bewaring vereist. Gegevens kunnen ook tijdens de opdracht al voor verwijdering in aanmerking komen.

Uitzonderingen en bewijsregistraties

Bij een concreet geschil, een lopende procedure of een wettelijke verplichting kunnen wij noodzakelijke gegevens langer bewaren. Wij leggen de reden vast, beperken de toegang en beoordelen periodiek of verdere bewaring nodig blijft.

Bewijs van toestemming en minimale afmeldregistraties bewaren wij afzonderlijk, uitsluitend zolang dat noodzakelijk is om toestemming aan te tonen of te voorkomen dat iemand opnieuw ongewenste berichten ontvangt. Wij gebruiken afmeldregistraties niet voor marketing.

Verwijdering en back-ups

Na afloop van de bewaartermijn verwijderen wij persoonsgegevens veilig of anonimiseren wij ze onomkeerbaar. Wij richten onze back-ups in op een roulatie van maximaal 90 dagen. Tijdens die periode blijven back-ups beperkt toegankelijk en worden zij uitsluitend gebruikt voor herstel. Bij herstel zorgen wij ervoor dat eerder verwijderde gegevens opnieuw worden verwijderd.

De wettelijke termijnen en richtlijnen zijn gebaseerd op de Belastingdienst, de AP over personeelsdossiers, identiteitsbewijzen, sollicitanten en verwerkersovereenkomsten.